Auswirkungen auf Organisation, Struktur und Prozesse
Schnelles Wachstum im Unternehmen birgt neben zahlreichen Chancen auch immer Gefahren.
Diesen Gefahren begegnet man am besten von Anfang an durch Organisation und Struktur.
Bei vielen Händlern im Caravaning-Handel boomten Produkte und die Nachfrage seitens der Kunden in den letzten Jahren. Die verkauften Stückzahlen steigen plötzlich, die vorhandene Logistik und Arbeitskraft ist den explodierenden Umsätzen oft nicht mehr gewachsen.
Wenn sich Unternehmen in einer solchen rasanten Wachstumseuphorie befinden, kann das böse enden. Das geschieht vor allem, wenn die internen Strukturen und Prozesse nicht angepasst werden, die Führung inkonsequent ist oder wird und die neuen Mitarbeiter ihre Aufgaben nur „irgendwie“ übernommen haben - oft aus den operativen Bereichen in schnell geschaffene Führungspositionen befördert werden und weder die genaue Aufgabe noch die fachliche Qualifizierung gegeben ist.
Kurz zusammengefasst: wenn der Erfolg nicht auf einem soliden Fundament gründet, dann passieren häufig und zunehmend Fehler von allen beteiligten Mitarbeitern. Diese werden oft so lange verziehen, wie der Markterfolg und das Wachstum anhält. Doch werden Mängel an der Organisationsstruktur des Unternehmens schnell dazu führen, dass die Mitarbeiter unzufrieden werden. Schlimmer ist dann die nächste Phase, in der es dann oft zur Mitarbeiterfluktuation kommt. Vor allem gute Mitarbeiter verlassen oft zuerst das Unternehmen in einer solchen Situation.
Wie verhindert man, dass durch das schnelle Wachstum die Umsatzblase aus organisatorischen Gründen zerplatzt?
Struktur und Organisation in Aufbau und Ablauf eines Unternehmens schaffen leicht Abhilfe.
Hier lässt sich vieles mit drei einfachen Maßnahmen schnell und zielorientiert bewirken.
Schaffen Sie eine Struktur und Organisation, welche der Unternehmensgröße entspricht
Bilden Sie die Kernprozesse Ihrer operativen Bereiche (Handel, Werkstatt, Vermietung, Teile & Shop, Administration) ab und machen Sie die Prozesse ausgedruckt und digital in den Abteilungen verfügbar.
Definieren Sie klare Tätigkeitsprofile und Abläufe und ordnen Sie benötigte Kompetenzen diesen Stellenbeschreibungen zu.
Dadurch ist es möglich, Reibungsverluste weitgehend zu beseitigen.
Aktionismus ist oft überflüssig und sollte nicht mehr auf der Tagesordnung stehen.
Es ist notwendig, in Ruhe über Führung, Ordnung und Struktur nachzudenken. Genau an dieser Stelle können wir als externe Berater mit unabhängigen Blicken aus der Helikopterperspektive und vor allem auch aus neutraler Sicht auch die „blinden“ Flecken innerhalb einer Organisation identifizieren und in den Fokus der Betrachtung rücken. Mit diesen Impulsen bringen wir anschließend die Energie der Mannschaft in die richtigen Kanäle des Unternehmens. Vorab sind oft die mittel- und langfristige Strategie sowie die Ziele des Unternehmens zu klären.
In diesem Zusammenhang gilt es dann zu diskutieren, welche Projekte wichtig sind und welche zurückgestellt werden können. Die Frage nach dem internen Aufbau der Organisation ist unerlässlich, damit die einzelnen Abteilungen bestmöglich arbeiten können. Das Thema Kommunikation nach innen und außen nimmt in der Professionalisierung Ihrer internen Strukturen eine Schlüsselposition ein. Beantworten Sie hierfür folgende Fragen:
Wie gelingt es, dass alle Mitarbeiter stets über das Wichtigste informiert sind?
Wie können eventuell auftretende Konflikte konstruktiv gelöst werden?
Wer und was stellt sicher, dass die Personalentwicklung systematisch, strategisch und zielgerichtet erfolgt?
Die Unternehmensführung ist der unabänderliche Wegweiser für den Handlungserfolg.
Der Geschäftsführung sollte sich ihrer Führungsrolle als „Wegweiser“ für Mitarbeiter klar sein und diese unbedingt wahrnehmen. Je besser sie diese Aufgabe erkennt und erfüllt, desto besser folgen ihr die Mitarbeiter. Das bedeutet: Sprich über das, was du tust und halte dich selber daran. Wenn man sich in Unternehmen umschaut, stellt man leider oft fest, dass dieser Anspruch nicht überall erfüllt wird. Sehr viel motivierter sind Mitarbeiter, wenn ihnen Vorgesetzte klar machen, wohin sie das Boot steuern, in dem alle gemeinsam sitzen und rudern.
Das haben wir doch aber immer schon so gemacht. Die Gewohnheiten aus der Vergangenheit sind gern ein Verhinderungsgrund.
Der Stellenwert von guter Führung und Kommunikation kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Vor allem Mitarbeiter von schnell wachsenden Unternehmen, die oft auch schon seit vielen Jahren im Unternehmen sind, müssen zur Veränderung motiviert werden.
Der Weg zu besserer Organisation und Struktur ist oft die Checkliste.
Alle kennen den Satz mit dem Fisch, der meist vom Kopf anfängt zu stinken. Ziemlich oft sind es die Chefs selbst, welche neue Strukturen und Regeln ablehnen, auch wenn sie sich der Bedeutung für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens bewusst sind. Das bedeutet, dass keineswegs nur die Mitarbeiter Ängste vor Veränderungen haben, ändert allerdings nichts an der Tatsache, dass Anpassungen und Veränderungen unvermeidlich sind. Wichtig in der Zusammenarbeit ist daher der Fokus auf Ergebnisse. Ziele werden effizienter und schneller erreicht, wenn Projektgruppen und Mitarbeiter sich auf das Resultat ihrer Arbeit konzentrieren. Hindernisse werden dann leichter überwunden.
Nach der Erkenntnis zu notwendigen Veränderungen in Struktur und Organisation gilt unbedingt folgender Grundsatz:
Das „Was tun wir?“ ist am Anfang wichtiger als das „Wie setzen wir es um?“.
Im Fokus sollte also immer zuerst stehen, die richtigen Dinge zu tun, auch wenn diese noch nicht so in Perfektion und gewünscht effizient getan werden. Die Effizienz erhöht sich meist automatisch mit der Zeit.
In den nächsten Cara-News widmen wir uns im zweiten Teil weiteren Prämissen auf dem Weg der Organisationsentwicklung im Handelsbetrieb.
Sie möchten das Thema besser heute als morgen klären?
Wir arbeiten aktuell erfolgreich mit einigen Handelsbetrieben an der Zukunft Ihrer Organisation und stehen als erfahrene Sparringspartner beratend und unterstützend zur Seite.
Falls auch Sie Interesse haben, nehmen Sie gerne telefonisch oder per Formular Kontakt mit uns auf. Wir würden uns über eine nachhaltig erfolgreiche Zusammenarbeit freuen.