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Lesen und profitieren: Wie wir mit Microsoft unsere digitalen Prozesse revolutioniert haben

Autorenbild: Leon OttoLeon Otto
Ein transparenter Erfahrungsbericht aus zahlreichen internen und externen Eindrücken in der Caravaning-Branche

In den letzten Jahren hat sich CaraConsult stetig weiterentwickelt und immer die neuesten Trends wie Remote-Arbeit, Cloud-basierte Lösungen und Automatisierung verfolgt. Seit 2019 arbeiten wir intensiv mit den Produkten von Microsoft. Die Entscheidung für Microsoft hat unsere Arbeitsweise verändert. Sie hat es uns ermöglicht, effizientere Prozesse zu gestalten und die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit unseren Kunden deutlich zu verbessern. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Eindruck vermitteln, wie Microsoft uns bei der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse unterstützt hat und wie es auch Ihnen in Zukunft helfen kann.

 

Ein Blick auf die Microsoft-Produkte aus der Sicht eines ITlers


Als ITler beschäftige ich mich ständig mit den Anforderungen und Herausforderungen meiner Kolleginnen und Kollegen sowie unserer Kunden. Für mich ist nicht die nächste neue Funktion in Excel oder PowerPoint entscheidend, sondern das, was danach mit der Datei passiert:


  • Wo wird sie gespeichert?

  • Wird sie an eine externe Person weitergegeben – absichtlich oder unabsichtlich?

  • Muss die Datei ausgewertet werden oder ist sie Teil eines automatisierten Prozesses?


Aus dieser Perspektive möchte ich über unseren Einsatz von Microsoft-Produkten berichten.


Welche Produkte gibt es und was ist für uns relevant?


 

Zusammenarbeit neu gedacht


Die Zusammenarbeit in einem verteilten Team ist eine der größten Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Gerade in der heutigen Zeit ist eine flexible und ortsunabhängige Arbeitsweise entscheidend - sei es auf Messen, im HomeOffice oder beim mobilen Arbeiten. Microsoft 365 hat es uns ermöglicht, diese Herausforderung zu meistern und ermöglicht es Ihnen neue Freiheiten zu erkunden.


Seit der Einführung nutzen wir Microsoft Teams als zentrale Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit.


Mit Teams konnten wir nicht nur unsere interne Kommunikation optimieren, sondern auch unsere Telefonanlage komplett auf eine cloudbasierte Lösung umstellen.

Dadurch sind wir jederzeit und überall erreichbar – eine Flexibilität, die für unser Beratungsunternehmen von unschätzbarem Wert ist. Auch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden ist dadurch wesentlich einfacher geworden: virtuelle Meetings, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und eine transparente Kommunikation – all das ist für uns und unsere Kunden inzwischen der neue Standard.

 

Effizientes Arbeiten durch Automatisierung


Ein weiterer Meilenstein unserer digitalen Transformation war die Implementierung von Power Apps. Microsoft Power Apps ermöglicht es uns, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse individuelle Anwendungen zu erstellen, die speziell auf unsere internen Geschäftsprozesse zugeschnitten sind.


Diese Tools helfen uns dabei, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und administrative Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.

Besonders erfolgreich war für uns die Nutzung von Power Automate in Kombination mit dem Dataverse. Damit konnten wir beispielsweise einen Workflow entwickeln, der automatisch Daten von verschiedenen Quellen sammelt, diese in einer zentralen Datenbank speichert und für die weitere Analyse bereitstellt. Ein solcher Prozess, der zuvor viel manuelle Arbeit erforderte, läuft nun automatisiert im Hintergrund – das spart uns wertvolle Zeit und ermöglicht es uns, uns voll und ganz auf unsere Kernkompetenzen zu konzentrieren.


Gleichzeitig halten wir dadurch die Kosten für unsere Dienstleistungen und Produkte stabil.

 

Datensicherheit als oberste Priorität


In Zeiten zunehmender Cyberangriffe und strenger Datenschutzbestimmungen spielt die IT-Sicherheit eine zentrale Rolle. Gerade als kleines Unternehmen können wir uns keine Abstriche bei der Sicherheit leisten. Auch hier haben wir mit Microsoft 365 die perfekte Lösung gefunden. Microsoft Security und Compliance bieten uns umfassende Möglichkeiten, um die Sicherheit unserer Daten zu gewährleisten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.


Durch die Nutzung von Microsoft Intune können wir unsere Windows-Geräte einfach und zentral verwalten. Dies sorgt dafür, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind und sicher arbeiten können – egal ob im Homeoffice oder unterwegs. Die Verwaltung und Absicherung unserer Endgeräte war nie einfacher.


Ein weiterer wichtiger Aspekt unserer Sicherheitsstrategie ist der Einsatz von Exchange zur sicheren Verwaltung unseres Mailverkehrs. Microsoft Exchange bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Spam- und Malware-Filter sowie Richtlinien zur Datensicherheit. Dadurch können wir sicherstellen, dass unser Mailverkehr geschützt ist und sensible Informationen nicht in falsche Hände geraten.

 

Datenanalysen auf Knopfdruck


Ein weiteres Highlight unserer Nutzung von Microsoft ist Power BI. Unsere Beratungstätigkeit lebt von der Analyse und Interpretation von Daten, und Power BI hat hier einen wesentlichen Beitrag geleistet. Mit den Möglichkeiten von Power BI visualisieren wir Daten auf eine Weise, die nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden komplexe Zusammenhänge verständlich macht. Dashboards und Reports lassen sich schnell und intuitiv erstellen, sodass wir auf der Basis aktueller Daten fundierte Entscheidungen treffen können.


Power BI hat sich für uns als entscheidendes Tool herausgestellt, um unsere Effizienz zu steigern und unsere Kunden noch besser zu beraten. Die einfache Integration mit anderen Microsoft-Tools und die Flexibilität bei der Datenanbindung haben es uns ermöglicht, genau die Analysen durchzuführen, die für unser Geschäftsmodell relevant sind.

 

Dokumentenmanagement leicht gemacht


Vor der Einführung von Microsoft 365 war die Verwaltung unserer Dokumente anspruchsvoller. Unterschiedliche Ablagesysteme, fehlende Versionierung und der manuelle Austausch von Dokumenten per E-Mail waren nur einige der Probleme, die uns im Tagesgeschäft aufgehalten haben. Heute nutzen wir OneDrive und SharePoint zur Dokumentenverwaltung und Speicherung.

Mit SharePoint haben wir eine zentrale Plattform für unsere Dokumente, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach zugänglich ist. Die integrierte Versionierung und die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten haben unsere Arbeitsweise revolutioniert und uns viele ineffiziente Arbeitsschritte erspart. Das Arbeiten mit Dokumenten ist dadurch nicht nur schneller, sondern auch sicherer geworden.

 

Fazit: Eine digitale Erfolgsgeschichte


Die Einführung von Microsoft 365 war für unser Unternehmen ein entscheidender Schritt hin zu einer modernen, digitalisierten Arbeitsweise. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Nutzung von Microsoft 365 einen echten Mehrwert bieten – sei es durch die Möglichkeit, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten, durch die Automatisierung von Prozessen oder durch die Erhöhung der Datensicherheit.


Haben Sie ähnliche Herausforderungen in Ihrem Unternehmen? Wir teilen gerne unsere Erfahrungen und helfen Ihnen, Ihre Prozesse ebenfalls erfolgreich zu digitalisieren.


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