Die Werkstattplanung ist ein wesentliches Mittel zur Umsatzsteuerung im Handelsbetrieb. Doch warum ist ausgerechnet die Werkstattplanung so wichtig?
Die Werkstatt ist das Nadelöhr, durch das neben dem Service auch die Bereiche Fahrzeughandel und Vermietung laufen. Allein diese Tatsache macht bereits klar, warum hier gut geplant werden muss.
Wie gehen wir also vor? Fangen wir mit dem Gegebenen an: Fahrzeuge, die zur Auslieferung anstehen, werden priorisiert geplant. Hier liegt das größte Umsatzvolumen und damit verbunden auch die höchste Zinslast, weshalb die Standzeit III genannte Zeit auch unbedingt kontrolliert und kurzgehalten werden kann. Um fakturieren und ausliefern zu können, müssen die Fahrzeuge durch die Werkstatt. Dieses sind recht gut planbare Serviceereignisse. Eine wöchentliche /monatliche Auslieferungsplanung ist daher sehr wichtig. Nach Fertigstellung der Fahrzeuge sollte die Auslieferung an den Kunden sehr kurzfristig erfolgen, um zum einen den Kaufpreis zu erhalten, Platz auf dem Hof zu schaffen und den Gefahrenübergang an den Kunden zu realisieren. Zudem werden Linien und Liquidität frei.
Voraussetzung hierfür ist natürlich ein entsprechender Auftragseingang bei Bestandsfahrzeugen und ein solider Auftragsbestand.
Ihre Auftragseingänge und ihren Auftragsbestand können Sie im CaraConsult Vertriebsmonitor verfolgen und somit die Umsätze noch besser steuern.
Verkaufte Fahrzeuge, die zur Auslieferung anstehen, sind im Werkstattplanungssystem exakt wie ein externer Werkstattauftrag einzuplanen.
Mit Blick auf die Saison ist die Vermietung der nächste gegebene Bereich. Wir haben zu Saisonbeginn die Fahrzeuge vermietbereit auszurüsten und zudem ähnliche Umfänge wie bei den Neuwagen zu erledigen. Diese Tätigkeiten sollten nach Möglichkeit bereits im Winter erfolgen. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, zwischen den Vermietdurchläufen die Schäden und Mängel zu erkennen, zu dokumentieren, mit den Mietern zu verrechnen und zu beseitigen.
Selbstbehalts-Versicherungen schützen den Kunden und helfen dabei, auch jeden Schaden gemeldet zu bekommen.
In der Praxis hat es sich bewährt, die Vermietkapazitäten mit einem Schnellservice für z.B. Durchgangskunden und Kleinreparaturen zu verbinden.
Die Vermietkapazitäten sind unbedingt im Werkstattplanungssystem einzuplanen.
Wenn wir das so gemacht haben, sehen wir die verbleibende Kapazität für externes Werkstattgeschäft, also echten Umsatz von außen. Hier ist zu unterscheiden, ob es sich um normale Kundenaufträge oder Garantiearbeiten handelt.
Achten Sie bitte auf die Garantiestundensätze ihrer Marken und suchen sie im Zweifel das Gespräch oder nehmen sie am Audit teil, um auch mit dem externen Garantiegeschäft gute Deckungsbeiträge zu erwirtschaften.
Der Garantieanteil des gesamten Servicevolumens liegt in der Regel bei 15 – 20 % und wird wie klassisches externes Werkstattgeschäft bei Kundenanfrage geplant.
Dann bleiben noch die externen Kundenaufträge, die möglichst werthaltig sein sollten. Hier ist insbesondere das Nachrüstgeschäft attraktiv und zahlt auch auf den Ersatzteilverkauf ein.
Auch wenn die Planung bis hierhin einfach wirkt, so kommen doch einige Unwägbarkeiten dazu. Anbei einige Beispiele:
Das Fahrzeug kommt verspätet an
Großer Schaden am Vermietfahrzeug
Der Monteur meldet sich krank
Kunden kommen nicht oder zur falschen Zeit in den Service
Auftragserweiterung bei Serviceannahme
Arbeiten dauern viel länger
Herstelleraktionen, teilweise mit hohem Aufwand
Teile kommen verspätet
Vorherige Gewerke wie z.B. Lackierarbeiten werden nicht rechtzeitig fertig
Das ist nur ein kleiner Auszug der Friktionen in der Werkstattplanung. Dennoch ist es wichtig, so gut und genau wie möglich zu planen und mit geringen Pufferzeiten zu arbeiten. Es darf kein Zufall sein, wie viele Auslieferungen oder Mietwagen durch die Werkstatt laufen und wie viele Stunden für den externen Umsatz bleiben.
Eine gute Werkstattplanung kann also tatsächlich zur Umsatzsteuerung beitragen.