Der Prozess-König trotzt dem Branchenwachstum

Denken in Lösungen, nicht in Problemen.

Meistern Sie die aktuellen Marktgegebenheiten mit neuen Strukturen und standardisierten Abläufen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, und auch Ihre Kunden. Eine Erfolgsstory aus der Caravaning-Branche.

Seit Jahren steigert die Caravaning Branche ihren Fahrzeugabsatz Jahr für Jahr erheblich. Mit den Kastenwagen/CamperVans und den Urban Vehicles sind in den vergangenen Jahren zwei weitere wachsende Segmente in der Branche entstanden. Dieses Umsatzwachstum im Verkauf zieht natürlich auch nach sich, dass die Betriebe mitwachsen müssen. Für viele Betriebe kommt es hierbei durch das schnelle Wachstum zwangsläufig zu strukturellen Problemen. Wir sagen unseren Kunden regelmäßig: „Denken Sie in Lösungen, nicht in Problemen“.

Betriebswirtschaftliche Herausforderungen und Personalnot

Die Ausstellung der Neuware, sowie der Platzbedarf für verkaufte Kundenfahrzeuge verlangt nach immer größeren Betriebsflächen. Die Personalbestände in den Unternehmen wachsen nicht im gleichen Maße mit, vor allem gut ausgebildetes und motiviertes Personal ist nicht leicht zu finden. Das führt dazu, dass das vorhandene Personal oft an oder über die Belastungsgrenze hinaus gefordert wird.

Die Service-Kapazitäten in den Betrieben sind in den starken Wachstumsjahren nicht entsprechend der Verkaufszahlen mit gewachsen. Lange Wartezeiten für die Kunden und vermehrte Kundenreklamationen sowie erhöhtes Stresspotential für die Mitarbeiter im Service sind die Folgen.

Viele Betriebe müssen feststellen, dass sie mit den über die Jahre gewachsenen betrieblichen Abläufen und Strukturen, nicht mehr effektiv arbeiten können und dadurch Unzufriedenheit und Demotivation in der Belegschaft entsteht. Auch die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse leiden mit. Potentiale, vor allem im Bereich der Dienstleistungen, können nicht oder nicht optimal ausgeschöpft werden.

Standard-Prozesse in der Caravaning-Branche

Um Unternehmern die Chance zu ermöglich gegen diese Entwicklung anzugehen, haben wir auf Grund unserer langjährigen Erfahrung Musterprozesse für die einzelnen Fachbereiche im Caravaning entwickelt.

Davon ausgehend, dass in allen Betriebsgrößen und Geschäftsausrichtungen immer die gleichen Aufgaben, in unterschiedlicher Ausprägung, auf die Betriebe zukommen, können die Musterprozesse als Grundlage herangezogen werden, um die betrieblichen Abläufe in jedem Unternehmen zu organisieren oder zu optimieren.

Natürlich ist ein Musterprozess nicht für jeden Betrieb in seiner individuellen Ausprägung ohne Anpassung übernehmbar. Diese Anpassung muss im Betrieb, unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter erfolgen. Wir gewährleisten dies durch Prozessworkshops im Betrieb, die jeweils die einzelnen Fachbereiche betreffen und optimieren. Im Rahmen unseres Händlerentwicklungsprogramms RODEO stellen die Prozessworkshops einen wichtigen Baustein für die dauerhafte Erfolgssicherung des Unternehmens dar.

Eine Erfolgsstory aus Stralsund

Bei der Firma Caravan Center Dahnke GmbH in Stralsund waren genau die oben genannten Gründe Auslöser für den Wunsch den Prozessablauf in den Bereichen Service und Ersatzteilwesen/Shop zu optimieren.

Im Vorfeld des eigentlichen Prozessworkshops wurden bei einem Vororttermin Gespräche mit der Projektleitung und den beteiligten Mitarbeitern geführt. Im Anschluss wurden die Erwartungen und Zielsetzungen auf der Geschäftsleitungsseite abgeklärt, sowie die bisherigen Erfahrungen und die Veränderungswünsche der Mitarbeiter erfasst. Per anonymen Online-Formular hatten die Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit den aktuellen Prozess, die Zusammenarbeit an den Schnittstellen und die größten Herausforderungen zu bewerten. Alle daraus gewonnenen Informationen waren entscheidend für den Erfolg des Prozessworkshops vor Ort.

Der eigentliche Prozessworkshop fand in zwei Schritten statt. Zunächst haben wir mit allen am Service-Prozess beteiligten Personen am Standard-Service-Prozess gearbeitet und im Anschluss mit allen beteiligten Mitarbeitern des Ersatz-Teil-Managements ein einheitliches Vorgehen entwickelt. Wichtig hierbei ist es die Schnittstellen zu beachten und auch Mitarbeitern aus den Bereichen wie z.B. der Disposition, der Vermietung und des Verkaufs mit einzubeziehen, damit die Prozessabläufe reibungslos funktionieren.

Die Musterprozesse wurden in allen Einzelschritten besprochen und für den Betrieb an relevanten Stellen individualisiert. Dabei wurde Wert daraufgelegt, dass der eigentliche Prozess erhalten bleibt. Alle Prozessschritte wurden zunächst in Prozessblättern dokumentiert, entstehende Aufgaben und Formulare sind in einem Management-Tool festgehalten, und können hier auch später weiter- bearbeitet werden.

Beeindruckend war das Engagement, mit dem sich die Mitarbeiter in den Workshop eingebracht haben. Da die Mitarbeiter von Anfang an in den Veränderungsprozess eingebunden waren gab es kaum Wiederstände, die zu überwinden waren. In zwei Tagen sind in den genannten Fachbereichen neue effektivere Arbeitsabläufe entstanden.

Ganz nach dem Motto „Tu Gutes und rede darüber“ hat die Firma Dahnke auch auf Ihrem Facebook-Account von den internen Umstrukturierungen berichtet und unglaublich gutes Feedback erhalten.

Der entstandene Prozess wird in seiner individualisierten Form dem Betrieb online zur Verfügung gestellt und kann zukünftig mit anderen Teilprozessen zu einem Prozesshandbuch verknüpft werden, das z.B. zur schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwendet werden kann. Im Nachgang werden auf Wunsch auch Umsetzungshilfen durch CaraConsult angeboten. Somit ist auch ein langfristiger Erhalt des Prozesses gesichert.

Wenn auch Sie Unterstützung in der Verbesserung Ihrer Abläufe benötigen, stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

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