Zu hoher Teilebestand blockiert Liquidität

Der Lagerbestand an Ersatzteilen und Zubehör hat einen erheblichen Einfluss auf die Liquidität von Werkstätten und Handelsbetrieben. Oft wird dieser Zusammenhang unterschätzt. Denn: Teilebestände werden in der Regel aus der kurzfristigen Liquidität bezahlt und jeder Euro, der im Regal liegt, fehlt an anderer Stelle im Betrieb. Warum kommt es immer wieder zu einem Überbestand und wie lässt sich dieser vermeiden? Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die typischen Ursachen und zeigt praxisnahe Gegenmaßnahmen auf.

Warum zu hohe Bestände entstehen

Ein übervoller Lagerbestand ist selten das Ergebnis einzelner Fehler, sondern vielmehr das Resultat schwacher Strukturen und Prozesse.

In vielen Betrieben fehlt eine klare Lagerorganisation. Bestellungen werden ohne feste Abläufe getätigt, Wareneingänge unsystematisch erfasst, Teile fehlerhaft eingelagert und im Bedarfsfall nicht mehr gefunden. Das führt oft dazu, dass Artikel mehrfach vorhanden sind – allerdings unauffindbar.

Hinzu kommt, dass Teile – insbesondere Zubehör – häufig in großen Mengen bestellt werden, um vermeintlichen Lieferengpässen vorzubeugen. Falsch bestellte Artikel werden nicht fristgerecht an den Hersteller zurückgeschickt, sondern einfach eingelagert, unabhängig davon, ob sie gängig sind.

Ein weiteres Problem ist das sogenannte „Kundenregal“: Teile, die speziell für Kunden oder interne Werkstattaufträge bestellt wurden, bleiben liegen, wenn der Auftrag storniert oder nicht abgeholt wird. Dazu kommt, dass viele Betriebe ihre Lagerbestände nicht regelmäßig auf Gängigkeit überprüfen. Teile, die einmal im Regal stehen, bleiben dort häufig jahrelang und binden Kapital, ohne jemals einen Nutzen zu stiften.

Das Ergebnis: gebundenes Kapital, blockierte Liquidität und überfüllte Lagerflächen.

Gegenmaßnahmen: Schritt für Schritt Bestandsanalyse als Ausgangspunkt

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer besseren Liquidität ist eine gründliche Bestandsanalyse. Sie schafft Klarheit darüber, welche Teile im Lager liegen und ob sie überhaupt benötigt werden.

Im nächsten Schritt wird differenziert: Welche Artikel sind gängig und lassen sich im laufenden Werkstattgeschäft verwenden? Welche können an den Lieferanten zurückgegeben werden? Für welche gibt es Vermarktungschancen, zum Beispiel durch Sonderaktionen im Fahrzeugverkauf, über den eigenen Shop oder auf Plattformen wie Ebay? Und schließlich: Welche Teile sind schlicht nicht mehr brauchbar und sollten konsequent abgeschrieben oder verschrottet werden? Diese Entscheidungen sind unangenehm, aber notwendig, um Platz und Liquidität freizumachen.

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Verbesserte Lagerorganisation

Eine saubere Bestandsanalyse bleibt wirkungslos, wenn die Lagerorganisation nicht grundlegend verbessert wird. In der Praxis bedeutet das, einen Lagerverantwortlichen zu benennen, der klare Zuständigkeiten übernimmt und Prozesse überwacht. Bestellungen, Wareneingänge, Einlagerungen und Rückgaben dürfen nicht mehr dem Zufall überlassen bleiben, sondern müssen systematisch erfolgen.

Wichtig ist auch, jedem Teil bei der Einlagerung eine eindeutige Verwendungsentscheidung zuzuordnen. Nur so lässt sich verhindern, dass Artikel über Jahre hinweg ohne Zweckbindung liegen bleiben und die Liquidität blockieren. Eine klar strukturierte Organisation sorgt zudem dafür, dass Teile im Bedarfsfall auffindbar sind und nicht unnötig doppelt beschafft werden müssen.

Kontinuierliches Controlling statt jährlicher Inventur

Ein weiterer entscheidender Baustein ist ein laufendes Controlling. Viele Betriebe verlassen sich auf eine jährliche Inventur, doch das reicht nicht aus, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Besser ist ein kontinuierlicher Soll-Ist-Abgleich, der Bestände, Umschlagshäufigkeit und Gängigkeit regelmäßig überprüft. Digitale Systeme können hier wertvolle Unterstützung leisten, indem sie Transparenz schaffen und Entwicklungen sichtbar machen. So lassen sich Überbestände rechtzeitig identifizieren, Rückgaben einleiten oder Sonderverkäufe planen, bevor Kapital dauerhaft im Lager gebunden wird.

Fazit: Liquidität sichern durch aktives Bestandsmanagement

Ein zu hoher Teilebestand ist kein unvermeidbares Übel, sondern meist das Ergebnis fehlender Strukturen und Kontrollen. Mit einer gründlichen Bestandsanalyse, einer verbesserten Lagerorganisation und einem kontinuierlichen Controlling können Werkstätten ihre Liquidität spürbar verbessern. Das schafft nicht nur freie Mittel für Investitionen, sondern sorgt auch für mehr Transparenz im Betrieb und ein Lager, das tatsächlich dem laufenden Geschäft dient – statt es zu belasten.

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FAQs:

Warum führen hohe Lagerbestände zu Liquiditätsproblemen?

Weil Teile- und Zubehörbestände in der Regel aus der kurzfristigen Liquidität bezahlt werden. Jeder Euro, der im Regal liegt, steht somit nicht für andere betriebliche Zwecke zur Verfügung. Überbestände binden Kapital, das sonst in Servicequalität, Personal oder Investitionen fließen könnte – und schmälern damit die finanzielle Flexibilität des Unternehmens.

Welche Ursachen führen typischerweise zu einem zu hohen Teilebestand?

Häufig sind es fehlende Strukturen und Prozesse: unsystematische Bestellungen, unzureichende Lagerorganisation, doppelt vorhandene oder nicht auffindbare Artikel sowie das Zurückhalten falsch bestellter Teile. Auch sogenannte „Kundenregale“, also liegengebliebene Aufträge, und das Fehlen regelmäßiger Gängigkeitsprüfungen tragen zum Überbestand bei.

Wie können Betriebe ihre Lagerbestände nachhaltig optimieren?

Der wichtigste Schritt ist eine gründliche Bestandsanalyse, um Klarheit über den aktuellen Bestand zu schaffen. Darauf folgt eine verbesserte Lagerorganisation mit klaren Zuständigkeiten und strukturierten Prozessen. Ergänzend sollte ein kontinuierliches Controlling etabliert werden, das Bestände und Umschlag regelmäßig überwacht. Digitale Systeme helfen dabei, Transparenz zu schaffen und frühzeitig Überbestände zu erkennen.