Die Hektik und Unsicherheit in Bezug auf die DSGVO hat sich nun etwas gelegt. Sie sollten nicht zu der Gruppe Unternehmer gehören, die mal „eben schnell ein paar Formulare mit der heißen Nadel gestrickt haben“ und jetzt gerät alles in Vergessenheit.
Mit dem Datenschutz sollte es sich so entwickeln wie mit der Gurtpflicht. Damals konnte sich keiner vorstellen, sich anzuschnallen und heute geschieht das ganz automatisch. In 4 Schritten machen wir ihre Mitarbeiter fit für die nachhaltige Umsetzung der DSGVO:
1. Dokumentation über alle Verarbeitungen personenbezogener Daten
Dabei empfiehlt es sich nach internen und externen Verarbeitungen zu trennen. Für alle Informationen sollten sie festlegen, wie sie sicher aufzubewahren sind (verschlossene Schränke, Passwortschutz, Speicherung auf privaten Smart-Phones etc.). Dies ist entsprechend zu dokumentieren.
Hier werden Kundendaten verarbeitet
Verkauf, Vermietung, Inzahlungnahme, Führerscheinkontrolle, Finanzierung, Leasing, Rückrufaktionen, Reparatur, Versicherungsfälle, Faktura, eMail-Kommunikation & Archivierung, Fotos
Hier werden Mitarbeiterdaten verarbeitet
Bewerbungsverfahren, Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, IT, Passwortverwaltung, Buchhaltung, eMail-Kommunikation & Archivierung, Telefonanlage, Fotos, Smart-Phone-Nutzung, Führerscheinkontrolle
2. Checkliste zur Dokumentation der Anwendungen
Bzgl. der elektronischen Anwendungen empfehlen wir Ihnen alle Anwendungen zu erfassen, die im Betrieb erfolgen und zu jeder Anwendung zu dokumentieren, welche Daten gespeichert werden. Dabei hilft ein Screen-Shot zur Dokumentation der Kundenverwaltung. Daraus lässt sich eine übergeordnete Checkliste entwerfen, welche Daten in welchen Anwendungen gespeichert werden.
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*In Anlehnung an Karin/Sebastian Tausch, Datenschutz in Autohaus und Werkstatt