Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung an

Richtiger heißt es eigentlich „Außenprüfung“. Daneben gibt es noch Umsatzsteuersonderprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen und Prüfungen der Sozialversicherer. Gemein ist allen, dass sich ein externer Prüfer in Ihren Geschäftsräumen davon überzeugen möchte, dass bei Ihnen alles mit rechten Dingen zugeht – sprich, die Grundsätze einer „ordnungsgemäßen Buchführung“ eingehalten werden.

Die Außenprüfung wird – außer es ist Gefahr in Verzug – 14 Tage im Voraus angemeldet. Zeit genug, um zu reagieren: Setzen Sie sich umgehend mit Ihrem Steuerberater in Verbindung, stimmen Sie mit ihm die weitere Strategie ab und informieren Sie Ihre Mitarbeiter. Der Außenprüfer ist nicht Ihr Feind – aber auch nicht unbedingt Ihr Freund. Folgende Tipps sollen Ihnen helfen, möglichst ungeschoren aus der Betriebsprüfung herauszukommen:

Tipp 1: Bewerten Sie Ihr „Risiko“

Bei jedem Jahresabschluss gibt es Bewertungsspielräume, die Einfluss auf Ihr Ergebnis haben. Beispiele sind Arbeiten an Ihrem Betriebsgebäude oder Abschreibungen auf Ihren Fahrzeugbestand: Je höher der Aufwand ist, den Sie in einem Geschäftsjahr in Ihren Jahresabschluss „packen“, desto geringer fällt Ihr Gewinn und damit die Steuerlast aus. Im Jahresabschlussgespräch sollte Sie Ihr Steuerberater regelmäßig darauf hinweisen, dass eine Betriebsprüfung unter Umständen zu einer anderen Ansicht kommen kann und beziffern, wie hoch eine etwaige Nachforderung sein könnte. Diese sollte als Liquiditätsreserve im Unternehmen bleiben.

Tipp 2: Stellen Sie dem Außenprüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung, an dem er ungestört arbeiten kann.

Wenn Ihr Steuerberater alle Ihre Unterlagen aufbewahrt, empfiehlt es sich, dass er dort die Prüfung vornimmt. Klären Sie das im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater.

Tipp 3: Kooperieren Sie von Anfang an mit dem Außenprüfer, aber legen Sie auch gleich die Spielregeln fest.

Antworten geben nur Sie, Ihr Steuerberater oder eine von Ihnen bestimmte Person, z.B. Ihre Buchhalterin. Unser Rat lautet an dieser Stelle ganz klar, dass ausschließlich Ihr Steuerberater Fragen des Außenprüfers beantwortet.

Tipp 4: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter.

Gerade in diesem Zusammenhang ist es wichtig, alle anderen Mitarbeiter ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass sie nicht befugt sind, Auskünfte zu geben. Ein kleiner Small-Talk am Kaffeeautomaten kann oft ungeahnte Auswirkungen haben…

Tipp 5: Dokumentieren Sie den Informationsaustausch mit dem Prüfer.

Fragen sollte der Außenprüfer schriftlich an den Steuerberater per E-Mail stellen. Kopien von Unterlagen macht er nicht selbst, sondern fordert Sie bei einem Ihrer Mitarbeiter an, der dann zwei Kopien macht – eine für den Prüfer und eine für Ihre Unterlagen. Warum der Aufwand? Damit Sie den Überblick behalten, über welche Informationen das Finanzamt verfügt.

Tipp 6: Legen Sie ein besonderes Augenmerk auf Dienstwagen, Bargeschäfte, Provisionen & Co.

Die Prüfer haben nicht viel Zeit und stehen teilweise unter großem Erfolgsdruck. Daher wiederholen sich auch häufig die geprüften Themen: Bargeschäfte (Kassenführung), Bewirtungsbelege, Provisionen und der privat genutzte Geschäftswagen sind Prüfungsschwerpunkte. Sorgen Sie unterjährig stets dafür, dass vor allem diese Bereiche sauber gebucht werden.

Abschließend können wir nur nochmals wiederholen, dass Ihr Steuerberater bei einer Betriebsprüfung ihr wichtigster Ansprechpartner ist. Geht es darum, branchen-spezifische Eigenheiten zu erläutern, stehen Ihnen die CaraConsult-Berater gerne mit ihrer Expertise zur Verfügung.

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